Privacy statement ForeignFlex
Op deze pagina treft u het privacystatement aan van ForeignFlex B.V. (“ForeignFlex”). In het kader van onze werkzaamheden verwerken wij persoonsgegevens van de uitzendkrachten die bij ons staan geregistreerd en ook van de gebruikers van onze websites. Wij hechten eraan om transparant te zijn en leggen daarom in dit privacystatement graag aan u uit welke gegevens wij van u verzamelen op het moment dat u zich (online of op één van onze locaties) bij ons registreert of wanneer u (één van) onze websites bezoekt – waaronder www.foreignflex.com, www.foreignflex.nl of de subdomeinen van deze websites. Ook leggen wij uit waarom wij deze gegevens verzamelen, hoe wij uw gegevens beveiligen en welke rechten u heeft ten aanzien van de verwerking van uw gegevens.
-
Algemeen
ForeignFlex heeft privacy hoog in het vaandel staan en wij gaan dan ook zeer zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Wij realiseren ons dat wij veel gegevens verwerken op het moment dat u zich bij ons registreert en wij hechten er dan ook aan om de relevante wetgeving op dit gebied uiterst zorgvuldig na te leven. Dit doen wij door samen met onze juridische partner na te gaan of onze dienstverlening aan de juiste eisen voldoet, zowel op het gebied van beveiliging van de data als op het gebied van naleving van de wetgeving omtrent gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’).
ForeignFlex onderschrijft de uitgangspunten van de AVG die per 25 mei 2018 is gaan gelden.
ForeignFlex maakt onderdeel uit van de OTTO organisatie. OTTO is een Internationale uitzendorganisatie gericht op het plaatsen van internationale medewerkers bij onze klanten in Nederland, Duitsland en Polen. OTTO bestaat dan ook uit meerdere entiteiten verspreid over heel Europa. Om onze dienstverlening adequaat en efficiënt te realiseren worden persoonsgegevens uitgewisseld tussen de verschillende bedrijven in de OTTO organisatie. Indien dit het geval is, treden de verschillende entiteiten op als gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke. De volledige lijst van bedrijven die deel uitmaken van de OTTO organisatie vindt u HIER.
-
Welke gegevens worden van mij verzameld en waarom?
Wanneer u gebruik wilt maken van de diensten van FOREIGNFLEX hebben wij een aantal gegevens van u nodig. Wij verzamelen en verwerken deze gegevens onder meer voor de uitvoering van onze dienstverlening en om onze dienstverlening bij u onder de aandacht te brengen en u daarover op de hoogte te houden. Hierbij valt te denken aan uitzenden, bemiddeling, detachering, werving & selectie, salarisadministratie, personeelsmanagement, persoonlijke ontwikkeling, payroll en inzetbaarheid. Meer specifiek verzamelen wij de volgende gegevens van u voor de volgende doeleinden:
| Categorie van betrokkenen | Gegevens |
| (Kandidaat) Uitzendkrachten | Wanneer u zich bij ForeignFlex wil inschrijven hebben wij een aantal gegevens van u nodig. Wij hebben deze gegevens van u nodig zodat wij uw geschiktheid voor een bepaalde functie kunnen beoordelen. Het gaat dan in ieder geval om de volgende gegevens:
Daarnaast heeft u altijd de mogelijkheid om meer gegevens aan ons te verstrekken. Ook deze gegevens worden dan door ons verwerkt. U heeft dat uiteraard zelf in de hand. De verantwoordelijkheid voor de juistheid en relevantie van de gegevens die u aan ons verstrekt, ligt bij u. Wij gebruiken deze aanvullende gegevens dan om onze dienstverlening nog beter te kunnen afstemmen op uw specifieke kwaliteiten en wensen of om te kunnen voldoen aan de specifieke wensen van onze opdrachtgevers. De hierboven genoemde gegevens gebruiken wij voor de volgende doeleinden:
Bijzondere persoonsgegevens ForeignFlex is erg terughoudend met het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over uw gezondheid, ras en godsdienst. Wij verwerken deze gegevens alleen als u hiervoor toestemming heeft gegeven, wanneer wij deze gegevens nodig hebben om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen of indien dit expliciet is toegestaan bij of krachtens de wet. |
| Sollicitanten Staf Functies | Wanneer u bij ForeignFlex solliciteert (open of gericht op een vacature) hebben wij een aantal gegevens van u nodig. Het gaat dan in ieder geval om de volgende gegevens:
Wij hebben deze gegevens van u nodig zodat wij uw geschiktheid voor een bepaalde functie kunnen beoordelen en contact met u kunnen opnemen. Bovenstaande en eventueel overige door u verstrekte gegevens worden tezamen met onze eigen beknopte relevante observaties en indrukken verwerkt. Het opvragen van referenties kan onderdeel uitmaken van de procedure. Dit doen we pas als de Sollicitant bevestigt dat dit kan plaatsvinden. Indien nodig en relevant voor de functie kan ForeignFlex ook openbare mediabronnen, zoals onder meer Linkedin, raadplegen. Dit heeft tot doel om de bedrijfsmiddelen en medewerkers/ klanten van ForeignFlex te beschermen. Als uw sollicitatie succesvol is, bewaart ForeignFlex uw persoonsgegevens die zijn verzameld tijdens het wervingsproces. |
| Websitebezoekers | Wanneer u als websitebezoeker www.foreigflex.com bezoekt, worden er automatisch gegevens over uw bezoek verwerkt. We verzamelen dan informatie met betrekking tot jouw gebruik van de Website, zoals:
Wij verzamelen deze gegevens om een gebruikersvriendelijke website te verzorgen onder meer door de inhoud van de website optimaal af te (kunnen) stemmen op de wensen en behoeftes van de bezoekers van onze website. Dit doen wij door gebruik te maken van functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. ForeignFlex gebruikt onder meer cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Het gaat dan onder meer om gegevens over de datum en het tijdstip dat u onze website bezoekt, de website via welke u op onze website bent gekomen, de regio van waaruit u onze website bezoekt, de pagina’s en onderdelen van de website die u bezoekt (hoe vaak, hoe lang en in welke volgorde), welke informatie u up- of downloadt van de website en welke informatie u bekijkt. Daarnaast verzamelen wij bepaalde andere niet-identificeerbare gegevens over de gebruikers van de website. Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of de sociale media-bedrijven. Bij gebruik van deze cookies is de analyse van uw surfgedrag niet altijd anoniem; het surfgedrag kan dan tot u worden herleid. Op onze website staan verwijzingen (hyperlinks) naar websites van andere partijen. Dit privacystatement is niet van toepassing op de websites van deze derden. Om deze reden raden wij u aan het privacybeleid van de websites van deze anderen na te lezen zodat u op de hoogte bent hoe zij met uw privacy omgaan. |
| Contactformulier | Ook verwerken wij uw gegevens wanneer u ze aan ons verstrekt, bijvoorbeeld gegevens die u invult in een contactformulier. Indien u ons een vraag stelt of anderszins informatie verstrekt via het contactformulier, zal de informatie die u in het formulier, met inbegrip van de contactgegevens die u daar hebt verstrekt, worden gebruikt voor het beantwoorden van uw vraag (en eventuele vervolgvragen) of voor de verwerking ten behoeve van het doel waarvoor u de gegevens heeft verstrekt. Wij geven deze gegevens niet door zonder uw toestemming.
De verwerking van de in het contactformulier ingevoerde gegevens is derhalve uitsluitend gebaseerd op basis van uw toestemming. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken. Daartoe volstaat een informele mededeling per e-mail aan ons. De rechtmatigheid van de gegevensverwerking die tot de herroeping heeft plaatsgevonden, blijft door de herroeping onaangetast. De gegevens die u in het contactformulier hebt ingevoerd, bewaren wij totdat u ons verzoekt deze te verwijderen, uw toestemming voor het opslaan van deze gegevens intrekt of het doel voor het opslaan van de gegevens niet langer van toepassing is (bijvoorbeeld nadat wij de verwerking van uw verzoek hebben voltooid). Zonder een verzoek tot verwijdering bewaren wij deze gegevens conform de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijnen. |
-
Vanaf wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?
Wij verzamelen uw persoonsgegevens onder meer vanaf het moment dat u www.foreignflex.com bezoekt en/of u zich registreert bij één van onze wervingskantoren in Europa of wanneer u direct solliciteert op een vacature of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld bij ForeignFlex.
-
De rechtsgronden waarop wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren
Wij baseren de verwerking van uw persoonsgegevens op verschillende rechtsgronden. Een groot deel van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, verwerken wij omdat dit noodzakelijk is om uitvoering te geven aan onze overeenkomst met u en met onze klanten. Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens omdat dit wat ons betreft noodzakelijk is voor het behartigen van ons gerechtvaardigde belang om u op de hoogte te stellen en te houden van onze activiteiten en u aanbiedingen te doen. Sommige persoonsgegevens worden ook pas verwerkt na uw toestemming. Tot slot zijn wij sommige situaties wettelijk verplicht om bepaalde gegevens (bijvoorbeeld uw BSN en een kopie van uw ID-document) te verwerken, onder meer wanneer u bij ons in dienst komt.
-
Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in dit privacy statement genoemde doeleinden te bereiken of wanneer we moeten voldoen aan wettelijke bewaartermijnen.
Voor zover het gaat om persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van arbeidsbemiddeling hanteren wij de juridische bewaartermijnen. U mag ons allereerst altijd vragen de door u verstrekte gegevens te verwijderen. Wanneer u dat niet doet, zullen we uw gegevens bewaren voor een termijn van uiterlijk twee jaren na de dag van uw inschrijving dan wel na de dag waarop u voor het laatst voor ons werkzaam bent geweest, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht, zoals het geval is bij fiscaal relevante gegevens of ID-bewijzen.
Wanneer u heeft gesolliciteerd en bent afgewezen dan bewaart ForeignFlex alleen enkele basisgegevens. ForeignFlex bewaart deze gegevens om het recruitment proces in de toekomst efficiënt te laten verlopen. Wij bewaren deze gegevens maximaal 2 jaar na afronding van de sollicitatieprocedure. Wanneer u hier bezwaar tegen heeft kunt u ons vragen om deze gegevens te verwijderen. Dit kunt u doen door een mail te sturen naar: Info@foreignflex.com. Alle overige persoonsgegevens worden vier weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond verwijderd, tenzij u ForeignFlex toestemming heeft gegeven de persoonsgegevens gedurende één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure te bewaren. Deze toestemming kunt u te allen tijde intrekken. Dit kunt u doen door een mail te sturen naar: Info@foreignflex.com.
-
Hoe worden de verzamelde persoonsgegevens beveiligd?
ForeignFlex heeft uw privacy hoog in het vaandel staan. Om deze reden nemen wij verschillende maatregelen om verlies, diefstal of anderszins onrechtmatig gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. Zo werken wij daar waar nodig met versleutelde communicatie en beveiligde verbindingen. Daarnaast nemen wij de nodige maatregelen met betrekking tot fysieke en logische toegangsbeveiliging.
-
Wie ontvangen uw persoonsgegevens?
ForeignFlex ontvangt uw persoonsgegevens. ForeignFlex zal uw persoonsgegevens in geen enkel geval verkopen aan derden. Daarnaast zal ForeignFlex uw persoonsgegevens enkel verstrekken aan derden wanner wij daartoe contractueel of wettelijk verplicht zijn, voor incassodoeleinden, of wanneer dat nodig is om onze dienstverlening uit te voeren of onder de aandacht te brengen, zoals:
- om u voor te stellen aan onze opdrachtgevers;
- om u aanbiedingen te kunnen doen;
- op de hoogte te kunnen houden van onze dienstverlening; en
- het regelen van huisvesting voor medewerkers.
Met deze organisaties hebben wij (waar mogelijk en noodzakelijk) schriftelijke overeenkomsten gesloten met betrekking tot de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens en om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken tot de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt.
De persoonlijke gegevens van een gebruiker kunnen op een “need-to-know”-basis worden gedeeld met andere partijen, zoals:
- andere ondernemingen binnen de OTTO organisatie,
- klanten van ondernemingen van ForeignFlex (bedrijven, die gebruik maken van de dienstverlening van ForeignFlex, bijv. bedrijven waarbij je zult gaan werken als je een baan aangeboden krijgt),
- leveranciers (bijv. wervingsbureaus, IT-dienstverleners en andere dienstverleners),
- personen die door jou als referentie zijn vermeld of personen die je voor een functie hebben aanbevolen,
- andere bedrijven in verband met een fusie, verkoop, joint venture, overdracht, transfer of een andere dispositie van het geheel of een deel van onze activiteiten, activa of aandelen (inclusief in samenhang met een faillissement of soortgelijke procedure),
- instanties voor wetshandhaving of overheidsinstanties ten behoeve van de naleving van wetten, voorschriften, gerechtelijke bevelen, dagvaardingen en soortgelijke verzoeken.
Elke overdracht van jouw persoonlijke gegevens buiten het lokale rechtsgebied zal gebeuren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. In het bijzonder zullen in het kader van de verstrekking van persoonlijke gegevens buiten de Europese Unie (binnen of buiten ForeignFlex om) dergelijke verstrekkingen onderworpen zijn aan de volgende passende beschermingsmaatregelen in overeenstemming met AVG:
- wanneer de Europese Commissie een besluit heeft genomen waarbij een passend beschermingsniveau is vastgesteld; of
- ForeignFlex die jouw persoonlijke gegevens exporteert heeft voorzien of voorziet in adequate beschermingsmaatregelen, met inbegrip van standaardbepalingen inzake gegevensbescherming. Ongeacht het bovenstaande gaan gegevensoverdrachten op basis van standaardbepalingen inzake gegevensbescherming vergezeld van aanvullende organisatorische en technische maatregelen om een passend niveau van bescherming van jouw persoonlijke gegevens te waarborgen.
-
Kan ik een verzoek indienen om mijn bij ForeignFlex verzamelde persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen?
Voor zover de verordeningen inzake gegevensbescherming die in uw woonplaats van kracht zijn hierin voorzien, kun je het recht hebben om:
- geïnformeerd te worden over de doeleinden en methoden van de verwerking van je persoonlijke gegevens
- te verzoeken toegang te krijgen tot je Persoonlijke Gegevens (algemeen bekend als “verzoek om toegang tot gegevens”). Hiermee kun je een kopie van je Persoonlijke Gegevens ontvangen die OTTO over jou bezit
- te verzoeken tot het updaten of corrigeren van onvolledige of onjuiste persoonlijke gegevens. De Gebruiker kan te allen tijde verzoeken om zijn/haar gegevens bij te werken door de accountinstellingen te wijzigen.
- bezwaar te maken tegen de verwerking van je Persoonlijke Gegevens om redenen die verband houden met jouw specifieke situatie, wanneer OTTO zich op legitieme belangen (of die van een derde partij) heeft beroepen. In sommige gevallen kunnen wij aantonen dat wij dwingende legitieme redenen hebben om jouw gegevens te verwerken die zwaarder wegen dan jouw rechten en vrijheden
- te verzoeken tot beperking van de verwerking van je Persoonlijke Gegevens. Op deze manier kun je OTTO vragen de verwerking van je Persoonlijke Gegevens stop te zetten, indien één van de in art. 17 van de AVG genoemde gronden van toepassing is
- het ontvangen van de persoonlijke gegevens die op jou betrekking hebben en door jou zijn verstrekt, in een gestructureerd, algemeen bruikbaar en machinaal leesbaar formaat, alsook het overdragen van dergelijke persoonlijke gegevens aan een andere gegevensbeheerder, in de gevallen en binnen de grenzen die zijn gespecificeerd in art. 20 van de AVG, indien van toepassing
- te verzoeken tot verwijdering van je persoonlijke gegevens, indien één van de in art. 17 van de AVG genoemde gronden van toepassing is
- te allen tijde je toestemming in te kunnen trekken voor de verwerking van je Persoonlijke Gegevens en/of van bijzondere categorieën Persoonlijke Gegevens, ongeacht de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken
- te allen tijde informatie te verkrijgen over derden, met wie de gegevens van de gebruiker zijn gedeeld.
U kunt deze rechten (alsook alle andere rechten waarin de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming voorziet) uitoefenen door een e-mail te sturen naar:
ForeignFlex kan de gebruiker om bepaalde informatie vragen ter bevestiging van zijn/haar identiteit en om de gebruiker rechten te verlenen voor toegang tot zijn/haar persoonlijke gegevens (of om andere rechten uit te oefenen). Dit is een volgende passende veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat de Persoonsgegevens niet kenbaar worden gemaakt aan personen die geen recht hebben op deze gegevens.
De gebruiker heeft ongeacht de administratieve of gerechtelijke beroepsmogelijkheden ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, indien de gebruiker van mening is dat de verwerking van zijn/haar gegevens in strijd is met de verordeningen inzake gegevensbescherming.
Afsluitende opmerking
ForeignFlex behoudt zich het recht voor dit privacy statement aan te passen. Elke aanpassing zal op deze pagina bekend worden gemaakt. ForeignFlex adviseert de gebruiker dan ook regelmatig op deze pagina te kijken of er aanpassingen zijn doorgevoerd. Het huidige privacy statement is bijgewerkt in maart 2024.