Oświadczenie o ochronie prywatności ForeignFlex

Na tej stronie znajduje się oświadczenie o ochronie prywatności firmy ForeignFlex B.V. (“ForeignFlex”). W ramach naszej działalności przetwarzamy dane osobowe zarejestrowanych u nas pracowników tymczasowych, a także użytkowników naszych stron internetowych. Zależy nam na przejrzystości i dlatego z przyjemnością wyjaśniamy w niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności, jakie dane zbieramy od Ciebie, gdy rejestrujesz się u nas (online lub w jednej z naszych lokalizacji) lub gdy odwiedzasz (jedną z) naszych witryn internetowych – w tym www.foreignflex.com, www.foreignflex.nl lub subdomeny tych witryn. Wyjaśniamy również, dlaczego gromadzimy te dane, w jaki sposób je zabezpieczamy i jakie prawa przysługują użytkownikowi w związku z przetwarzaniem jego danych.

1. Ogólne

ForeignFlex przywiązuje dużą wagę do ochrony prywatności i dlatego traktuje dane osobowe użytkowników z najwyższą starannością. Zdajemy sobie sprawę, że przetwarzamy wiele danych w momencie rejestracji u nas i dlatego zobowiązujemy się do bardzo starannego przestrzegania odpowiednich przepisów w tej dziedzinie. Robimy to poprzez weryfikację z naszym partnerem prawnym, że nasze usługi spełniają odpowiednie wymagania, zarówno pod względem bezpieczeństwa danych, jak i zgodności z ochroną danych, w tym z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (“RODO”).

ForeignFlex przestrzega zasad AVG, które weszły w życie 25 maja 2018 r.

ForeignFlex jest częścią organizacji OTTO. OTTO jest międzynarodową organizacją zajmującą się rekrutacją pracowników z zagranicy dla naszych klientów w Holandii, Niemczech i Polsce. OTTO składa się zatem z kilku podmiotów rozmieszczonych w całej Europie. W celu odpowiedniego i skutecznego świadczenia naszych usług dane osobowe są wymieniane między różnymi spółkami należącymi do organizacji OTTO. W takim przypadku różne podmioty działają jako współadministratorzy. Pełną listę spółek należących do organizacji OTTO można znaleźć TUTAJ. 

2. Jakie dane są ode mnie zbierane i dlaczego?

Jeśli chcesz korzystać z usług FOREIGNFLEX, potrzebujemy od Ciebie pewnych danych. Gromadzimy i przetwarzamy te dane w celu świadczenia naszych usług, zwrócenia uwagi użytkownika na nasze usługi i informowania go o nich. Obejmuje to tymczasowe zatrudnienie, pośrednictwo, oddelegowanie, rekrutację i selekcję, administrację płac, zarządzanie personelem, rozwój osobisty, listę płac i zdolność do zatrudnienia. W szczególności zbieramy od użytkownika następujące dane w następujących celach

Kategoria zainteresowanych stron	Dane
(Kandydat) Pracownicy tymczasowi	Kiedy chcesz zarejestrować się w ForeignFlex, potrzebujemy od Ciebie pewnych danych. Potrzebujemy tych danych od Ciebie, abyśmy mogli ocenić, czy nadajesz się na określone stanowisko. Obejmuje to co najmniej następujące dane: Dane NAW (imię i nazwisko, adres, miejsce zamieszkania) Adres e-mail Płeć Data urodzenia Numer telefonu Twój wniosek do ForeignFlex i inne informacje, które podajesz w związku ze swoim wnioskiem, a także informacje, które przekazujesz ForeignFlex jako treść wniosku, CV i listu motywacyjnego, w tym imię i nazwisko, tytuł, adres, numer telefonu, osobisty adres e-mail, datę urodzenia, płeć, historię zatrudnienia, umiejętności i kwalifikacje, wszelkie informacje (w tym wyniki ankiet lub testów) podane przez użytkownika podczas składania wniosku, rekrutacji, rozmowy kwalifikacyjnej lub zatrudnienia, publicznie dostępne informacje o użytkowniku w biznesowych serwisach społecznościowych (takich jak LinkedIn lub Indeed). Ponadto użytkownik zawsze ma możliwość przekazania nam dodatkowych danych. Dane te również będą przez nas przetwarzane. Oczywiście użytkownik ma na to wpływ. Odpowiedzialność za dokładność i adekwatność przekazywanych nam danych spoczywa na użytkowniku. Następnie wykorzystujemy te dodatkowe dane w celu dalszego dostosowania naszych usług do konkretnych cech i wymagań użytkownika lub w celu zaspokojenia konkretnych potrzeb naszych klientów. Wykorzystujemy powyższe dane do następujących celów: Przestrzeganie przepisów prawa i regulacji dotyczących ForeignFlex; w celu oceny przydatności użytkownika do określonego zadania lub stanowiska, zarejestrowania jego dostępności i przedstawienia go lub skontaktowania go z jednym lub większą liczbą (potencjalnych) partnerów i/lub klientów;  celu informowania użytkownika o naszych usługach, informacjach zawodowych i/lub innych działaniach oraz w celu składania użytkownikowi ofert w imieniu ForeignFlex; oferowanie możliwości szkoleniowych, doradztwa zawodowego i/lub kariery i/lub innych usług (związanych z pracą), pośredniczenie w zatrudnieniu, zlecanie wykonywania pracy na rzecz klientów, angażowanie użytkownika w klientów lub zorganizować dla Ciebie zadania; Aby umożliwić użytkownikowi korzystanie z naszej prywatnej witryny internetowej, portali i innych środowisk online oraz uzyskiwanie do nich dostępu. Specjalne dane osobowe ForeignFlex bardzo ostrożnie podchodzi do przetwarzania szczególnych danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia, rasy i religii. Przetwarzamy te dane tylko wtedy, gdy wyraziłeś na to zgodę, gdy potrzebujemy ich do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych lub gdy jest to wyraźnie dozwolone przez prawo lub na mocy prawa.
Funkcje personelu wnioskodawców	Kiedy aplikujesz do ForeignFlex (na wakat otwarty lub docelowy), potrzebujemy od Ciebie pewnych danych. Obejmują one co najmniej następujące dane: Dane NAW (imię i nazwisko, adres, miejsce zamieszkania) Adres e-mail Płeć Data urodzenia Numer telefonu CV i list motywacyjny, często zawierające szczegóły dotyczące wykształcenia i doświadczenia Dane te są nam potrzebne, abyśmy mogli ocenić, czy kandydat nadaje się na dane stanowisko i skontaktować się z nim. Powyższe i wszelkie inne dane dostarczone przez użytkownika będą przetwarzane wraz z naszymi własnymi, zwięzłymi, istotnymi obserwacjami i wrażeniami. Częścią procedury może być prośba o referencje. Robimy to tylko wtedy, gdy wnioskodawca potwierdzi, że może to mieć miejsce. Tam, gdzie jest to konieczne i istotne dla pracy, ForeignFlex może również korzystać z publicznych źródeł medialnych, takich jak Linkedin, między innymi. Ma to na celu ochronę majątku i pracowników/klientów ForeignFlex. Jeśli Twoja aplikacja zostanie rozpatrzona pozytywnie, ForeignFlex zachowa Twoje dane osobowe zebrane podczas procesu rekrutacji.
Odwiedzający witrynę	Gdy użytkownik odwiedza witrynę www.foreigflex.com, dane dotyczące jego wizyty są przetwarzane automatycznie. Następnie gromadzimy informacje związane z korzystaniem przez użytkownika z Witryny, takie jak: adres IP, dane nawigacyjne użytkownika w Witrynie, informacje o przeglądarce i urządzeniu użytkownika, informacje gromadzone przy użyciu plików cookie, znaczników pikselowych i innych technologii,  informacje o lokalizacji określone na podstawie adresu IP użytkownika lub innych technologii geolokalizacyjnych, Gromadzimy te dane w celu zapewnienia przyjaznej dla użytkownika witryny internetowej, między innymi poprzez optymalizację treści witryny pod kątem życzeń i potrzeb osób odwiedzających naszą witrynę. Robimy to za pomocą funkcjonalnych, analitycznych i śledzących plików cookie. Plik cookie to mały plik tekstowy, który jest przechowywany w przeglądarce komputera, tabletu lub smartfona przy pierwszej wizycie na tej stronie. ForeignFlex wykorzystuje między innymi pliki cookie o czysto technicznej funkcjonalności. Zapewniają one prawidłowe działanie strony internetowej i na przykład zapamiętywanie preferencji użytkownika. Te pliki cookie są również wykorzystywane do prawidłowego działania strony internetowej i jej optymalizacji. Ponadto umieszczamy pliki cookie, które śledzą zachowanie użytkownika podczas przeglądania, abyśmy mogli oferować dostosowane treści i reklamy. Obejmuje to informacje o dacie i godzinie odwiedzenia naszej witryny internetowej, witrynie internetowej, za pośrednictwem której użytkownik dotarł do naszej witryny internetowej, regionie, z którego odwiedza naszą witrynę internetową, stronach i sekcjach witryny internetowej, które odwiedza (jak często, jak długo i w jakiej kolejności), jakie informacje pobiera lub pobiera z witryny internetowej oraz jakie informacje przegląda. Ponadto gromadzimy pewne inne dane o użytkownikach witryny, które nie umożliwiają ich identyfikacji. Pliki cookie są również ustawiane na tej stronie przez strony trzecie. Są to na przykład reklamodawcy i/lub firmy mediów społecznościowych. Gdy te pliki cookie są używane, analiza zachowania użytkownika podczas przeglądania nie zawsze jest anonimowa; zachowanie podczas przeglądania można następnie prześledzić z powrotem do użytkownika. Nasza strona internetowa zawiera odnośniki (hiperłącza) do stron internetowych innych podmiotów. Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności nie ma zastosowania do witryn tych stron trzecich. Z tego powodu zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności tych stron internetowych, aby mieć świadomość, w jaki sposób traktują one Twoją prywatność.
Formularz kontaktowy	Przetwarzamy również dane użytkownika, gdy nam je przekazuje, na przykład dane wprowadzone w formularzu kontaktowym. Jeśli zadasz nam pytanie lub w inny sposób przekażesz informacje za pośrednictwem formularza kontaktowego, informacje podane przez Ciebie w formularzu, w tym dane kontaktowe, które tam podałeś, zostaną wykorzystane do udzielenia odpowiedzi na Twoje pytanie (i wszelkie dalsze pytania) lub do przetworzenia w celu, w jakim podałeś dane. Nie będziemy przekazywać tych danych bez zgody użytkownika. Przetwarzanie danych wprowadzonych w formularzu kontaktowym opiera się zatem wyłącznie na zgodzie użytkownika. Użytkownik może wycofać tę zgodę w dowolnym momencie. W tym celu wystarczy wysłać do nas nieformalną wiadomość e-mail. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, które miało miejsce do momentu wycofania zgody. Będziemy przechowywać dane wprowadzone przez użytkownika w formularzu kontaktowym do momentu, gdy użytkownik zażąda ich usunięcia, wycofa zgodę na przechowywanie tych danych lub gdy cel przechowywania danych przestanie obowiązywać (np. po zakończeniu przetwarzania żądania użytkownika). Bez żądania usunięcia będziemy przechowywać te dane zgodnie z obowiązującymi prawnymi okresami przechowywania.

3. Od kiedy gromadzimy dane osobowe?

Gromadzimy Twoje dane osobowe między innymi od momentu, gdy odwiedzasz stronę www.foreignflex.com i/lub rejestrujesz się w jednym z naszych biur rekrutacyjnych w Europie lub gdy bezpośrednio aplikujesz na wolne stanowisko lub w inny sposób aplikujesz lub jesteś zarejestrowany w ForeignFlex.

4. Podstawy prawne, na których opieramy przetwarzanie danych osobowych użytkownika

Przetwarzanie danych osobowych użytkowników opieramy na różnych podstawach prawnych. Większość przetwarzanych przez nas danych osobowych jest przetwarzana, ponieważ jest to niezbędne do realizacji naszej umowy z użytkownikiem i naszymi klientami.  Ponadto przetwarzamy dane osobowe użytkowników, ponieważ jest to niezbędne do realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na informowaniu użytkowników o naszych działaniach i składaniu im ofert. Niektóre dane osobowe są również przetwarzane wyłącznie za zgodą użytkownika. Wreszcie, w niektórych sytuacjach jesteśmy prawnie zobowiązani do przetwarzania określonych danych (np. numeru BSN i kopii dokumentu tożsamości), w tym w przypadku podjęcia zatrudnienia.

5. Jak długo będą przechowywane moje dane osobowe?

Będziemy przechowywać dane osobowe użytkownika nie dłużej niż będzie to konieczne do osiągnięcia celów określonych w niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności lub gdy będziemy musieli przestrzegać ustawowych okresów przechowywania.

W odniesieniu do danych osobowych przekazanych w ramach pośrednictwa pracy stosujemy ustawowe okresy przechowywania. Po pierwsze, zawsze możesz poprosić nas o usunięcie podanych przez Ciebie danych. Jeśli tego nie zrobisz, będziemy przechowywać Twoje dane przez okres nie dłuższy niż dwa lata od dnia Twojej rejestracji lub od dnia, w którym ostatnio dla nas pracowałeś, chyba że dane osobowe są niezbędne do spełnienia prawnego obowiązku przechowywania, jak ma to miejsce w przypadku danych podatkowych lub dokumentów tożsamości.

Jeśli aplikowałeś i zostałeś odrzucony, ForeignFlex przechowuje tylko niektóre podstawowe dane. ForeignFlex zachowuje te dane, aby usprawnić proces rekrutacji w przyszłości. Przechowujemy te dane przez maksymalnie 2 lata po zakończeniu procesu aplikacyjnego. Jeśli nie wyrażasz na to zgody, możesz poprosić nas o usunięcie tych danych. Można to zrobić, wysyłając wiadomość e-mail na adres: Info@foreignflex.com. Wszystkie pozostałe dane osobowe zostaną usunięte cztery tygodnie po zakończeniu procedury aplikacyjnej, chyba że wyraziłeś zgodę na przechowywanie danych osobowych przez ForeignFlex przez rok po zakończeniu procedury aplikacyjnej. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Można to zrobić, wysyłając wiadomość e-mail na adres: Info@foreignflex.com.

6. Jak zabezpieczone są gromadzone dane osobowe?

ForeignFlex ceni prywatność użytkowników. Z tego powodu podejmujemy różne środki, aby zapobiec utracie, kradzieży lub innemu bezprawnemu wykorzystaniu danych osobowych. Na przykład w razie potrzeby korzystamy z szyfrowanej komunikacji i bezpiecznych połączeń. Podejmujemy również niezbędne środki w zakresie bezpieczeństwa dostępu fizycznego i logicznego.

7. Kto otrzymuje dane osobowe użytkownika?

ForeignFlex otrzymuje dane osobowe użytkowników. ForeignFlex w żadnym wypadku nie będzie sprzedawać danych osobowych stronom trzecim. Ponadto ForeignFlex przekaże dane osobowe użytkownika stronom trzecim tylko wtedy, gdy będziemy do tego zobowiązani umownie lub prawnie, w celach windykacyjnych lub gdy będzie to konieczne do świadczenia lub promowania naszych usług, takich jak:

• Aby przedstawić Cię naszym klientom;
• Składanie ofert;
• być w stanie informować użytkownika o naszych usługach; oraz
• organizowanie zakwaterowania dla pracowników.

Zawarliśmy pisemne umowy z tymi organizacjami (tam, gdzie jest to możliwe i konieczne) dotyczące przetwarzania i bezpieczeństwa danych osobowych oraz ograniczenia wykorzystania danych osobowych do celów, dla których zostały one przekazane.

Dane osobowe użytkownika mogą być udostępniane na zasadzie ograniczonego dostępu innym podmiotom, takim jak:

• inne firmy w ramach organizacji OTTO,
• klienci spółek ForeignFlex (spółki, które korzystają z usług ForeignFlex, np. spółki, w których będziesz pracować, jeśli otrzymasz ofertę pracy),
• dostawcy (np. agencje rekrutacyjne, dostawcy usług IT i inni dostawcy usług),
• osoby wymienione przez kandydata jako referencje lub osoby, które zarekomendowały kandydata na dane stanowisko,
• inne spółki w związku z fuzją, sprzedażą, wspólnym przedsięwzięciem, cesją, przeniesieniem lub innym zbyciem całości lub części naszej działalności, aktywów lub udziałów (w tym w związku z upadłością lub podobnym postępowaniem),
• organom ścigania lub agencjom rządowym w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa, regulacjami, nakazami sądowymi, wezwaniami sądowymi i podobnymi żądaniami.

Wszelkie przekazywanie danych osobowych użytkownika poza jurysdykcję lokalną będzie odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. W szczególności, w kontekście przekazywania danych osobowych poza Unię Europejską (w ramach lub poza ForeignFlex), takie przekazywanie będzie podlegało następującym odpowiednim środkom ochrony danych zgodnie z AVG:

1. gdy Komisja Europejska przyjęła decyzję ustanawiającą odpowiedni poziom ochrony; lub
2. ForeignFlex eksportując Państwa dane osobowe zapewnił lub zapewni odpowiednie środki ochrony, w tym standardowe przepisy o ochronie danych. Niezależnie od powyższego, przekazywaniu danych w oparciu o standardowe przepisy o ochronie danych towarzyszą dodatkowe środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych.

 

8. Czy mogę zażądać wglądu, poprawienia lub usunięcia moich danych osobowych zgromadzonych w ForeignFlex?

W zakresie przewidzianym przez przepisy o ochronie danych obowiązujące w miejscu zamieszkania użytkownika, użytkownik może mieć prawo do:

• uzyskania informacji o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych użytkownika
• żądania dostępu do swoich Danych osobowych (powszechnie znanego jako “żądanie dostępu do danych”). Dzięki temu użytkownik może otrzymać kopię swoich danych osobowych przechowywanych przez OTTO.
• żądanie aktualizacji lub poprawienia niekompletnych lub nieprawidłowych danych osobowych. Użytkownik może zażądać aktualizacji swoich danych w dowolnym momencie, zmieniając ustawienia konta.
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z konkretną sytuacją użytkownika, w przypadku gdy OTTO powołuje się na uzasadnione interesy (lub interesy strony trzeciej). W niektórych przypadkach możemy wykazać, że mamy ważne, uzasadnione powody do przetwarzania danych użytkownika, które przeważają nad jego prawami i wolnościami
• zażądać ograniczenia przetwarzania swoich Danych osobowych. W ten sposób użytkownik może poprosić OTTO o zaprzestanie przetwarzania jego Danych osobowych, jeśli zachodzi jedna z podstaw określonych w art. 17 AVG
• otrzymywanie danych osobowych dotyczących użytkownika i dostarczonych przez niego w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a także przekazywanie takich danych osobowych innemu administratorowi danych, w przypadkach i w granicach określonych w art. 20 AVG, jeśli ma to zastosowanie
• zażądać usunięcia swoich danych osobowych, jeśli ma zastosowanie jedna z podstaw wymienionych w art. 17 AVG
• możliwość wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych i/lub szczególnych kategorii danych osobowych w dowolnym momencie, niezależnie od zgodności z prawem przetwarzania opartego na zgodzie przed jej wycofaniem
• w dowolnym momencie uzyskać informacje o osobach trzecich, którym udostępniono dane użytkownika.

Użytkownik może skorzystać z tych praw (jak również wszelkich innych praw przewidzianych w obowiązujących przepisach o ochronie danych), wysyłając wiadomość e-mail na adres:

Info@ForeignFlex.nl 

Info@foreignflex.com

ForeignFlex może poprosić użytkownika o podanie pewnych informacji w celu potwierdzenia jego tożsamości i przyznania użytkownikowi praw dostępu do jego Danych Osobowych (lub wykonywania innych praw). Jest to kolejny odpowiedni środek bezpieczeństwa mający na celu zapewnienie, że Dane Osobowe nie zostaną ujawnione osobom, które nie są do tego uprawnione.

Niezależnie od administracyjnych lub sądowych środków odwoławczych, użytkownik ma również prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego, jeśli uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy o ochronie danych.

Uwaga końcowa

ForeignFlex zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego oświadczenia o ochronie prywatności. Wszelkie zmiany będą ogłaszane na tej stronie. W związku z tym ForeignFlex zaleca użytkownikom regularne sprawdzanie tej strony, aby sprawdzić, czy wprowadzono jakiekolwiek zmiany. Aktualne oświadczenie o ochronie prywatności zostało zaktualizowane w marcu 2024 r.